Ο δικός μας τρόπος να αντιμετωπίσουμε την κρίση της πανδημίας ήταν να σχεδιάσουμε την πρώτη μας web πολιτιστική δράση και να αναπτυχθούμε σε νέες κατευθύνσεις και συνεργασίες. Με αυτό τον σκοπό καταθέσαμε ως εταιρεία, μαζί με 5 ακόμη φορείς-εταίρους εν μέσω καραντίνας, πρόταση στο πρόγραμμα Δημιουργική Ευρώπη της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και συγκεκριμένα στο υποπρόγραμμα “Διακρατικά Σχέδια Συνεργασίας στα Δυτικά Βαλκάνια”. Το πρόγραμμα Δημιουργική Ευρώπη χρηματοδοτεί διακρατικά σχέδια συνεργασίας, ώστε να βοηθήσει τους πολιτιστικούς οργανισμούς της Ευρώπης να συνεργαστούν σε διασυνοριακό επίπεδο.
Η σύνταξη, διαμόρφωση και κατάθεση πρότασης σε ένα Ευρωπαϊκό πρόγραμμα ίσως αποτελεί μία δύσκολη και τρομακτική διαδικασία για έναν φορέα που δεν έχει εμπλακεί σε κάτι αντίστοιχο. Η πρόσφατη εμπειρία μας, λέει ότι δεν είναι.
Μοιραζόμαστε μαζί σας κάποια μαθήματα από αυτή τη διεργασία.
Concept Note: Το πρώτο βήμα είναι η εύρεση της Ιδέας. Στην περίπτωση μας, η ιδέα για την πρόταση είχε δημιουργηθεί εδώ και αρκετό καιρό μέσα από την υλοποίηση έργων και δράσεων με θέμα την Άυλη Πολιτιστική Κληρονομιά και τον Λαϊκό Πολιτισμό. Το πλαίσιο και οι προθεσμίες του προγράμματος λειτούργησαν θετικά, ώστε να βρούμε συνεργάτες και να αποτυπώσουμε την ιδέα με τη μορφή ενός έργου με αρχή, μέση και τέλος, πακέτα εργασίας, συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα και προϋπολογισμό.
Tip: Σε ένα concept note 1-2 σελίδων καταγράψαμε την ιδέα, την πρόκληση που προσεγγίζει, την αξία που φέρνει και τέλος τους προσδοκώμενους στόχους και αποτελέσματα του έργου.
Guidelines: Κάθε χρηματοδοτική πρόσκληση συνοδεύεται από πλούσιο ενημερωτικό υλικό που περιλαµβάνει οδηγίες, πρότυπα και έντυπα που απαιτούνται για την προετοιµασία και κατάθεση πρότασης. Ίσως είναι προφανές, αλλά πριν από οποιαδήποτε ενέργεια η προσεκτική ανάγνωση των οδηγιών της πρόσκλησης (Call Guidelines, Guidelines for Applicants) λύνει πολλές απορίες, ειδικά όσον αφορά τα κριτήρια και την διαδικασία αξιολόγησης.
Tip: Η βέλτιστη πρακτική είναι η τακτική επανάληψη των οδηγιών καθ’ όλη την διαδικασία σύνταξης της πρότασης.
Consortium: Η εμπειρία, η εξειδίκευση και η διεπιστημονική αξία που προσφέρει ο κάθε οργανισμός-εταίρος στο έργο είναι το Α και το Ω της πρότασης. Έχουμε συμμετάσχει σε άλλες προτάσεις Ευρωπαϊκών έργων ως εταίροι, όμως στην συγκεκριμένη περίπτωση έπεσε σε εμάς η αρμοδιότητα να βρούμε και να οριστικοποιήσουμε την κοινοπραξία του έργου. Ξεκινήσαμε με ένα εσωτερικό κάλεσμα για συνεργασία στο δίκτυο συνεργατών μας. Η ανοιχτή επικοινωνία, η διαφάνεια και η ευελιξία σε όσα έχει να προσφέρει ο κάθε συνεργάτης διασφαλίζουν την καλή συνεργασία και τους ξεκάθαρους ρόλους τόσο στην συγγραφή της πρότασης, όσο και έπειτα στην υλοποίηση του έργου. Όλοι μαζί διαμορφώσαμε εκ νέου την τελική ιδέα.
Tip: Μία καλή άσκηση πριν την σύνταξη της πρότασης είναι να δημιουργήσετε ένα πλάνο, όπου κάθε εταίρος αναλαμβάνει ένα συγκεκριμένο πακέτο εργασίας ανάλογα την εξειδίκευση του. Με αυτο τον τρόπο αποφεύγεται η αλληλοεπικάλυψη εργασιών και ξεκαθαρίζει το μοντέλο συνεργασίας.
Proposal writing and Budget: Δεν είναι τυχαίο ότι η συγγραφή της αίτησης έμεινε για το τέλος. Χωρίς τα προηγούμενα βήματα, οποιοδήποτε γράψιμο χάνει την ουσία. Ο χρόνος που απαιτείται είναι περίπου 1 έως 2 μήνες για την συγγραφή, την αναθεώρηση, την επιμέλεια και την σύνταξη του προϋπολογισμού.
Τα έγγραφα περιγραφής του έργου που απαιτεί το πρόγραμμα Δημιουργική Ευρώπη είναι:
Φόρμα αίτησης
Αναλυτική περιγραφή του έργου
Προϋπολογισμός έργου
Έχοντας συμπληρώσει πρώτα την αναλυτική περιγραφή και τον προϋπολογισμό του έργου η αίτηση είναι αρκετά εύκολη.
Tip: Είναι σημαντικό να υπάρχει ένας τρίτος φορέας που θα διαβάσει όλη αυτή τη δουλειά και θα βρει τα σημεία που “πάσχει” η πρόταση. Δηλαδή, με κριτική προσέγγιση θα επισημάνει αδυναμίες ή μη τεκμηριωμένες αναφορές στο κείμενο και στην σύλληψη του έργου, ώστε να βρεθούν οι μηχανισμοί ενίσχυσης της ιδέας σε κάθε επίπεδο υλοποίησης.
Η έκβαση μιας τέτοιας διαδικασίας είναι συνάρτηση πολλών παραγόντων. Με την ολοκλήρωση, όμως της κατάθεσης έχουμε μόνο κερδίσει από αυτή την εμπειρία και ετοιμάζουμε ήδη, ιδέες και συνεργασίες για επόμενα έργα.
Τέλος, ευχαριστούμε πολύ την ομάδα του Γραφείου Δημιουργικής Ευρώπης της Ελλάδας που ανταποκρίθηκε γρήγορα και άμεσα σε ό, τι απορία είχαμε διευκολύνοντας σημαντικά την δουλειά μας.
Έχετε ερωτήσεις ή θα θέλατε να κάνετε κάποιο σχόλιο;
Θα χαρούμε να λάβουμε το μήνυμα σας στο info@peripatos.net
Photos by Georgie Cobbs and Joanna Kosinska on Unsplash
